07/03/2018 - 11:08
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[Estender +500] Entenda como integrar a comunicação interna e externa da empresa

Quando pensamos na comunicação de uma empresa, nem sempre lembramos que ela vai muito além da divulgação e representação da imagem da marca. É mais fácil pensar que as estratégias se resumem a isso quando o resultado não é tão direto e visível quanto um produto ou serviço final.

Mas na realidade isso não é bem assim, não é? A comunicação tem diferentes funções e opera em quase todos os setores da empresa — afinal, não é possível uma organização funcionar sem equilíbrio e interação entre os funcionários da gestão, muito menos sem a comunicação externa?

Para integrar comunicação interna e externa de forma eficiente, portanto, é necessário que você compreenda todos os fatores envolvidos nesse processo. Neste post, elaboramos 7 dicas para evitar esses problemas e garantir uma comunicação integral e efetiva. Confira!

DICA 7 – TENHA UM SETOR DEDICADO AO BEM-ESTAR DOS MEMBROS

Nesse setor, os membros são clientes e devem ser tratados assim. O que isso significa? Eles devem ser compreendidos por seus desejos e necessidades, e a empresa deve fazer de tudo para mantê-los satisfeitos.

Isso é fundamental para o cotidiano da organização. Se os colaboradores não se sentem valorizados ou necessários para o funcionamento do negócio, não são produtivos e podem até mesmo desistir do cargo.

Esse setor ou núcleo pode ficar encarregado de elaborar estratégias de endomarketing, ou seja, práticas que visam aumentar a autoestima dos membros e a interação entre eles.

Pode-se envolver ações pequenas, como um mural de fotos do cotidiano do pessoal ou projetos maiores, como eventos de integração para os membros (uma happy hour ou celebração de aniversário da empresa, por exemplo).

DICA 6 – UTILIZE CANAIS DE INFORMAÇÃO

É essencial para a comunicação interna que todos os funcionários saibam o que está acontecendo na empresa. Quais projetos estão em andamento? Como está a situação financeira? Quais são as metas para a gestão?

Tudo isso deve ser de conhecimento geral para evitar quaisquer tipos de falhas de comunicação externa e interna e para impulsionar a produtividade da empresa.

Há diversas maneiras de garantir essa interação: murais com organogramas ou notícias da organização; boletim eletrônico semanal, no qual cada setor escreve sobre o que está fazendo ou já fez; jornal da empresa; aplicativos de comunicação.

DICA 5 – TENHA UMA IDENTIDADE

Sem características e ideais próprios a marca torna-se sem sentido para o público interno e externo. Ninguém se identifica com uma organização cujas propostas não vão além do lucro, certo?

Os clientes precisam saber a diferença entre você e a concorrência. Por que eles devem lhe contratar? O que você pode oferecer que outros não podem? Com uma identidade coesa e bem elaborada, o público-alvo entenderá o seu propósito e pensará em você primeiro. A comunicação externa é essencial para isso!

Para os funcionários não é tão diferente: os membros precisam de um cargo que tenha algum propósito, algum diferencial. Se eles entendem a cultura da empresa, conseguem se identificar e trabalhar de forma mais produtiva no ambiente da organização, fator preponderante em empresas de sucesso.

DICA 4 – VALORIZE A COMUNICAÇÃO INTEGRADA

A valorização da comunicação na empresa a torna diferenciada. É perceptível seu valor no mercado, sua conexão com o público e sua coerência nos projetos.

A produtividade cresce absurdamente quando existe concordância acerca da missão, dos valores e das metas da organização. E isso reflete para o público externo, aumentando o alcance e a consequente conversão de clientes.

Algumas ideias para uma comunicação integrada são campanhas institucionais, mídias sociais que conversam com o público, branding, blog da empresa com conteúdo relevante, Inbound Marketing, marketing de relacionamento, entre outros.

A aplicação de qualquer um desses conceitos depende de um planejamento e de uma troca de figurinhas que possa trazer benefícios. Enquanto há setores que focam na criação, há aqueles que conseguem captar melhor os resultados das ações (setor de marketing e vendas ilustram bem esse exemplo). 

Isso mostra que mais do que obter informações, é preciso saber o que fazer com elas. Então essa integração permite trazer o externo para dentro da empresa e identificar como proceder a partir dessa coleta de dados.

DICA 3 – ELABORE MATERIAIS DIDÁTICOS E DIRETOS 

As mudanças fazem parte da rotina de quem busca resultados melhores. Por esse motivo, é preciso encontrar medidas capazes não só de facilitar a compreensão do que deve ser feito, mas também amenizar o impacto que essas alterações geram no cotidiano. Sob esse prisma, a elaboração de materiais didáticos e diretos é uma boa solução.

Além disso, é uma excelente forma de organizar as informações e otimizar o processo de mudança, facilitando para que essa adaptação gere o menor número de dúvidas e erros possíveis.

DICA 2 – CRIE E FORTALECEÇA CANAIS DE FEEDBACK   

Mencionamos em um tópico anterior a importância do feedback, mas como isso pode ser realizado de maneira funcional? Na parte externa, o ideal é utilizar canais variados como formulários no site, redes sociais, e-mail e até mesmo destinar um espaço físico para ouvir a opinião dos clientes. 

A partir disso, é possível utilizar recursos internos para trabalhar com essas informações. Reuniões periódicas e o uso da tecnologia para o cruzamento de dados (softwares) são alguns dos exemplos de como realizar esse tipo de ação. Isso ajuda também para que a atividade seja feita da forma menos hierárquica possível. 

A troca de informações é uma atividade que trabalha em prol do bem mais valioso da empresa, que é o cliente e a sua experiência. Essa realidade mostra que é preciso vencer todos os obstáculos e direcionar os esforços necessários para obter isso de forma sistemática.

DICA 1 – INVISTA NA MOTIVAÇÃO

Algumas medidas citadas favorecem o surgimento de melhores resultados. Isso advém da eficiência em integrar comunicação interna e externa da empresa. É natural que, a partir disso, os profissionais se sintam motivados. 

Mas é possível fazer dessa motivação uma cultura da empresa, especialmente valorizando os resultados obtidos de maneira conjunta. Esse reconhecimento oficial tem um peso tão grande ou maior do que os números estarem numa crescente constante.

Lembrando também que o bem-estar de todos é fundamental para uma integração bem feita em termos de comunicação. Qualquer coisa longe disso não trará grandes resultados, até mesmo por soar como medidas forçadas.

Seguindo estas dicas é possível ter um panorama de como fazer essa implementação de maneira prática e funcional, evitando assim o custoso processo de tentativa e erro e tendo um passo a passo seguro de ser feito.

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